Von der Rechnungseingangsverarbeitung bis zum revisionssicheren Archiv
Die optimale Verfügbarkeit des Produktionsfaktors Wissen stellt immer höhere Anforderungen an ein modernes Unternehmen. Zum einen ertrinken wir in einer Flut von eingehenden Dokumenten verschiedener Formate wie der papiernen Eingangsrechnung und der unstrukturierten e-Mail; zum anderen erzeugen auch die eigenen IT-Systeme ein täglich wachsendes Dokumentenvolumen in Form von schwach strukturierten Office-Dokumenten, strukturierten ERP-Datensätzen oder Belegjournalen. Die zentrale Aufgabe einer auf ein Unternehmen zugeschnittenen Lösung zum Managen von unterschiedlichen Contents ist daher die Zusammenführung von Informationen aus verschiedenen Quellen sowie die Aufbereitung, Verwaltung und Verteilung der eingestellten Inhalte.
Enterprise Content Management-Lösungen (ECM) verfügen über die Funktionalitäten traditioneller Dokumentenmanagement-, Workflow- und Archiv-Systeme. Die Stärke von ECM liegt darin, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden und Informationen unabhängig von deren Quelle und Nutzung für nachgeschaltete Anwendungen bereitzustellen. Dabei wird selbstverständlich die automatische Belegerfassung zur Rechnungsprüfung oder die Abbildung elektronischer Akten im Personalwesen, Vertrieb und Produktentwicklung ebenso unterstützt wie auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, beispielsweise im Bereich der GDPdU konformen Ablage steuerrelevanter Daten. Der Einsatz von ECM-Lösungen ermöglicht Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen nachhaltige Kostensenkungen und Effizienzsteigerungen.
Die Konzeptionierung und Einführung einer kundenindividuellen ECM-Lösung erfordert einen integrierten Ansatz von Consulting, Software und IT-Services. Die Experten der KPS helfen Ihnen, die passende Lösung zu den individuellen Arbeitsabläufen in Ihrem Unternehmen zu entwerfen, die geeigneten Tools und Produkte auszuwählen und diese in die vorhandene Systemumgebung zu integrieren. Als umfassender Dienstleistungspartner umfasst unser Leistungsangebot neben der Beratung (Analyse und Konzeptionierung) und Software-Entwicklung auch IT-Services zur Unterstützung des laufenden Systembetriebs.
Selbst in Unternehmen mit hohem technischen Standard in der Verwaltung und tiefer ERP-Integration findet die Rechnungseingangsverarbeitung meist noch papiergebunden und die Verbuchung manuell statt. Prall gefüllte Umlaufmappen mit gelben Zetteln, handschriftlichen Bemerkungen und Zwischenkopien für die Abteilungsablage dominieren nach wie vor den betrieblichen Alltag. Durch den langwierigen Prozess vom Rechnungseingang über die Weiterleitung, Prüfung und Freigabe durch den zuständigen Mitarbeiter bis hin zur Verbuchung im ERP-System enstehen lange Umlaufzeiten und Kosten, die durch den Einsatz einer IT-gestützten Rechnungsprüfung vermieden werden können. Basierend auf dem SAPERION Workflow hat die KPS den KPS Invoice Flow entwickelt. Mit dieser Komplettlösung zur Rechnungseingangsprüfung und -freigabe werden alle eingehenden Rechnungen nach ihrer Digitalisierung umgehend archiviert und zeitgleich elektronisch an die Kostenstellenverantwortlichen zur Rechnungsprüfung und -freigabe weitergereicht. Spezifische Workflows ermöglichen u.a. die Abbildung mehrstufiger Freizeichnungsvorgänge, Splitbuchungen oder die Vergabe von Kostenstellen durch den Freigeber. Das integrierte Rechnungseingangsbuch gibt der Finanzbuchhaltung jederzeit einen aktuellen Überblick über alle eingegangenen Belege sowie ihren Aufenthaltsort im Unternehmen. Die abschließende Übergabe der geprüften Belege an die Finanzbuchhaltung gewährleistet die Integration von ERP- und ECM-System.